Formato KYC: plantilla y campos obligatorios en México

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Un formato KYC es el documento donde recabas y conservas los datos que identifican a tu cliente para cumplir con la obligación de “conocer a tu cliente” bajo la LFPIORPI. No existe un formato único oficial, pero los campos obligatorios sí están definidos por la ley y varían según el tipo de cliente.

Para persona física el formato debe llevar: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, RFC y/o CURP, domicilio, ocupación o actividad, y datos de la identificación oficial. Para persona moral: denominación o razón social, fecha de constitución, RFC, domicilio fiscal, giro, datos del representante legal y, en ambos casos, la identificación del beneficiario controlador (la persona física que controla con más del 25% del capital).

A cada formato se le adjuntan los documentos soporte (identificación, comprobante de domicilio, acta constitutiva) y todo el expediente se conserva 10 años.

Si manejas una actividad vulnerable o una entidad financiera en México, tarde o temprano necesitas un formato KYC: la hoja —en papel o digital— donde queda registrado quién es tu cliente. Suena trivial, pero es una de las piezas que más se improvisa y, por lo mismo, una de las que más observaciones genera en una visita de verificación del SAT.

El problema no es que la gente no sepa que debe identificar al cliente. El problema es que cada quien arma su propio formato a mano, le faltan campos, no distingue entre persona física y moral, y olvida lo que ahora es obligatorio: el beneficiario controlador. Un formato incompleto equivale a un expediente incompleto, y un expediente incompleto es incumplimiento.

Este artículo te da la estructura de un formato KYC bien hecho: qué campos van sí o sí, cómo cambia la plantilla según el tipo de cliente, qué documentos se adjuntan y cuánto tiempo hay que conservarlo.

¿Qué es un formato KYC y para qué sirve?

Un formato KYC (de Know Your Customer, “conoce a tu cliente”) es el instrumento donde capturas, ordenas y conservas la información que te permite identificar plenamente a quien hace negocios contigo. Es la materialización en papel —o en pantalla— de la obligación de identificación que impone la LFPIORPI, la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.

No existe un “formato oficial” único que el SAT te obligue a usar al pie de la letra. Lo que sí existe es una lista de datos mínimos obligatorios que la ley y sus disposiciones te exigen recabar. Tú puedes presentarlos en tu propio formato, siempre que estén todos.

El formato KYC no vive solo: es la portada del expediente de identificación del cliente. Al formato se le adjuntan los documentos soporte y, juntos, conforman la evidencia de que cumpliste. Si quieres el concepto completo de identificación del cliente, lo desarrollamos en qué es el KYC en México y cómo implementarlo.

¿Qué campos debe llevar un formato KYC para persona física?

Para un cliente persona física, el formato KYC debe contener, como mínimo, los siguientes campos:

Nombre completo (apellido paterno, materno y nombre[s]).
Fecha de nacimiento.
Nacionalidad.
País de nacimiento y país de residencia.
RFC con homoclave y/o CURP.
Domicilio particular (calle, número, colonia, código postal, municipio o alcaldía, entidad).
Ocupación, profesión, actividad o giro del cliente.
Teléfono y correo electrónico.
Datos de la identificación oficial: tipo de documento, autoridad que lo emite, número y vigencia.
Origen de los recursos, cuando el nivel de riesgo lo amerite.

A esto se suma un par de campos que no son del cliente, pero que el formato debe registrar: la fecha de integración del expediente y el nivel de riesgo asignado. Sin la clasificación de riesgo, el formato queda a medias, porque de ella depende qué tan exhaustiva debe ser la diligencia que aplicas.

Un punto que suele omitirse: si la persona física actúa en nombre de un tercero (apoderado, representante), el formato debe identificar tanto al titular como a quien actúa por él.

¿Qué campos debe llevar un formato KYC para persona moral?

La plantilla para persona moral parte de los mismos principios, pero cambia la naturaleza de los datos:

Denominación o razón social completa.
Fecha de constitución.
RFC de la empresa.
Nacionalidad (país de constitución).
Domicilio fiscal completo.
Giro mercantil, actividad u objeto social.
Número de folio del registro público y datos del instrumento de constitución (notario, número de escritura).
Datos del representante legal o apoderado: aquí se repite, en miniatura, el formato de persona física (nombre, identificación, RFC/CURP, domicilio) más los datos del poder con que actúa.
Identificación del beneficiario controlador (ver la siguiente sección).
Teléfono y correo electrónico de la empresa.

La diferencia de fondo es que con una persona moral no basta con saber quién firma: hay que saber quién está detrás. Una empresa puede ser una capa que oculte al verdadero dueño de los recursos, y por eso la identificación del beneficiario controlador es obligatoria y no opcional.

Si necesitas el detalle de qué documentos respaldan cada uno de estos campos, lo cubrimos en los documentos que debe tener todo expediente de cliente PLD.

¿Qué documentos se adjuntan al formato KYC?

El formato captura los datos; los documentos los respaldan. Sin soporte documental, un campo lleno es solo una declaración sin prueba. Estos son los documentos que acompañan al formato:

Para persona física:

Identificación oficial vigente (INE/IFE, pasaporte mexicano, o documento migratorio para extranjeros).
Comprobante de domicilio reciente (no mayor a 3 meses): recibo de luz, agua, teléfono, gas o estado de cuenta.
Constancia de situación fiscal / RFC.

Para persona moral, además de lo anterior aplicado al representante legal:

Acta constitutiva.
Poderes notariales del representante o apoderado.
Comprobante del domicilio fiscal de la empresa.
Constancia de situación fiscal de la empresa.

Una regla práctica que evita observaciones: la identificación debe estar vigente al momento de la operación, y si caduca durante la relación, hay que actualizarla. Guardar una INE vencida no cumple el requisito; solo da la falsa sensación de que el expediente está completo.

¿Cómo se identifica al beneficiario controlador en el formato?

El beneficiario controlador es la persona física que, en última instancia, controla o se beneficia de una persona moral o de un fideicomiso. Identificarlo es de las obligaciones que más se incumplen, en buena medida porque mucha gente no sabe dónde está el umbral.

El umbral vigente es más del 25% del capital o de los derechos de voto (antes era 50%). Es decir, toda persona física que posea, directa o indirectamente, más del 25% de la empresa —o que ejerza el control por otros medios— debe quedar identificada en el formato.

Los campos mínimos del beneficiario controlador son:

Nombre completo.
RFC o equivalente extranjero.
Porcentaje de participación o, si el control no es por capital, la descripción del medio de control (por ejemplo, derecho a nombrar a la mayoría del consejo).

Cuando ninguna persona física supera el 25%, no desaparece la obligación: se identifica a quien ejerza el control por otra vía, y a falta de ello, a quien ocupe el cargo de administración principal. Vale la pena leer el detalle —incluida la sanción de 2,000 a 10,000 UMA por incumplir y el registro ante la Secretaría de Economía— en nuestra guía de beneficiario controlador en México.

¿Cuánto tiempo se conserva el formato y el expediente KYC?

La conservación es un campo que el formato debe contemplar desde su diseño, porque define el ciclo de vida del expediente. La LFPIORPI exige conservar la información y documentación de identificación del cliente por 10 años.

Ese plazo corre, en general, a partir de la fecha de la operación o del fin de la relación comercial, según la disposición aplicable. En la práctica significa que un formato KYC que llenaste hoy tiene que seguir siendo recuperable, legible e íntegro dentro de una década. Por eso el papel suelto en un archivero es mal aliado: se traspapela, se decolora y nadie sabe dónde quedó.

El formato debe, además, registrar las actualizaciones: cuándo se renovó una identificación, cuándo cambió el nivel de riesgo, cuándo se hizo un nuevo screening de listas. Un expediente vivo es uno que se mantiene, no uno que se llena una vez y se olvida. Este mantenimiento continuo es justo el corazón de la debida diligencia del cliente (DDC).

¿Conviene un formato KYC en papel o digital?

Ambos son válidos: la regulación acepta expedientes digitales siempre que sean íntegros, auditables y conserven la trazabilidad de cualquier cambio. La pregunta real no es “papel o digital”, sino “manual o automatizado”.

Un formato en Word o en PDF es mejor que nada, pero sigue dependiendo de que una persona no olvide ningún campo, valide que la identificación esté vigente, recuerde el umbral del 25% y archive el expediente por 10 años sin perderlo. Multiplica eso por cientos de clientes y el riesgo de omisión se vuelve inevitable.

Aquí es donde un sistema cambia la ecuación. Regcheq PLD X, la plataforma de Regcheq para actividades vulnerables, digitaliza y automatiza el expediente KYC: define qué campos y documentos son obligatorios según el tipo de cliente, no deja cerrar un alta incompleta, alerta cuando un documento está por vencer, conserva todo de forma auditable y mantiene el formato actualizado ante cambios regulatorios. Es la opción más completa del mercado mexicano para este fin, aunque existen otras alternativas. Para un sujeto obligado que maneja volumen, la diferencia entre cumplir y omitir suele ser justamente tener —o no— un sistema que vigile el expediente por ti.

Plantilla resumen: campos por tipo de cliente

Campo	Persona Física	Persona Moral
Nombre / razón social	✅ Nombre completo	✅ Denominación social
Fecha de nacimiento / constitución	✅ Nacimiento	✅ Constitución
RFC	✅ Obligatorio	✅ De empresa y representante
CURP	✅ Obligatorio	❌ No aplica
Domicilio	✅ Particular	✅ Fiscal
Actividad / giro	✅ Ocupación	✅ Objeto social
Identificación oficial	✅ Del cliente	✅ Del representante legal
Acta constitutiva / poderes	❌ No aplica	✅ Obligatorio
Beneficiario controlador (>25%)	✅ El mismo	✅ Obligatorio identificar
Nivel de riesgo asignado	✅ Obligatorio	✅ Obligatorio
Conservación	✅ 10 años	✅ 10 años

Preguntas frecuentes

¿Existe un formato KYC oficial obligatorio del SAT? No hay un formato único de uso forzoso. Lo que la LFPIORPI obliga son los datos mínimos de identificación que debes recabar. Puedes usar tu propio formato o el de tu sistema, siempre que contenga todos los campos obligatorios y conserves los documentos soporte.

¿Cuál es el umbral del beneficiario controlador en el formato KYC? Más del 25% del capital o de los derechos de voto. Toda persona física que supere ese porcentaje, directa o indirectamente, o que controle a la empresa por otros medios, debe quedar identificada en el formato.

¿Por cuánto tiempo debo conservar el formato y el expediente KYC? 10 años. La información y documentación de identificación del cliente debe conservarse íntegra, legible y recuperable durante una década, ya sea en formato físico o digital.

¿Un formato KYC digital tiene la misma validez que uno en papel? Sí, siempre que sea íntegro, auditable y conserve la trazabilidad de cualquier modificación. La ventaja del digital es que reduce el riesgo de campos faltantes, vencimientos no detectados y extravío del expediente.

¿Qué pasa si el cliente se niega a dar algún dato del formato? Si el cliente no proporciona la información necesaria para integrar el formato, puedes —y conviene— declinar la relación comercial. Iniciar la operación con un expediente incompleto te deja expuesto a observaciones y sanciones.

Conclusión

Un buen formato KYC no es un trámite de relleno: es la columna vertebral de tu expediente y la prueba de que conoces a tu cliente. La diferencia entre un formato que protege y uno que genera observaciones está en los detalles —tener todos los campos según el tipo de cliente, distinguir persona física de moral, identificar al beneficiario controlador con el umbral correcto del 25% y conservar todo por 10 años.

Empieza por una plantilla completa y conviértela en proceso. Si lo haces a mano, sé disciplinado con los vencimientos y las actualizaciones; si manejas volumen, automatizarlo deja de ser un lujo y se vuelve la forma más segura de no quedarte corto cuando llegue una verificación.